مهم‌ترین چالش آرشیو ملی تحویل ندادن سند‌های سازمانی است

به گزارش خبرنگار خبرگزاری صدا و سیما، غلامرضا امیرخانی در نشستی که به مناسبت روز اسناد در کتابخانه ملی برگزار شد افزود: مشکل دیگر این است که برخی سازمان‌ها حتی با از بین بردن خودسرانه اسناد در سازمان‌ها، حافظه اداری کشور را از بین می‌برند.

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی با بیان این که روز نوزدهم اردیبهشت به عنوان روز اسناد ملی نامگذاری شده است، گفت: آرشیو ملی در سال ۱۳۴۹ تأسیس شد و در سال ۱۳۸۱ با ادغام با کتابخانه ملی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی تأسیس شد. نکته‌ای که وجود دارد این است که کتابخانه ملی شناخته شده‌تر است؛ چون روزانه حدود هزار و ۵۰۰ نفر مراجعه‌کننده دارد، اما بخش آرشیو ملی به دلیل شیوه کارش که عموماً با سازمان‌های دولتی در ارتباط است، کمتر شناخته شده است.

امیرخانی با تأکید بر اینکه امسال بنا داریم با فرهنگ‌سازی، اسناد و اهمیت آن برای جامعه بیشتر شناخته شود، افزود: این عدم شناخت تنها محدود به عامه مردم نیست، حتی برخی از دولتمردان و پژوهشگران ما با وظایف اسناد ملی کمتر آشنا هستند. بخشی از این موضوع، به کم‌کاری خود سازمان در دو دهه گذشته بازمی‌گردد. از سوی دیگر، می‌توان با فعال کردن گروه‌های دانشگاهی به ویژه گروه‌های تاریخ در حوزه معرفی اسناد ملی گام بهتری برداشت. تصور این است که کار اسناد ملی مربوط به نگهداری اسناد قدیمی است؛ در حالی که این بخش تنها یک درصد از کار آرشیو ملی را تشکیل می‌دهد. وظیفه اصلی کار آرشیو به نگهداری اسناد اداری است که به مرور زمان بر حجم آن افزوده می‌شود.

امیرخانی با بیان اینکه یکی از شعار‌های امسال، «روایت ملی و هویت ملی» است، یادآور شد: اسناد، چه بخواهیم و چه نخواهیم، بر همه شئونات هویتی ما سایه افکنده است. از جمله این موارد مهم می‌توان به روز خلیج فارس اشاره کرد که به اعتبار اسناد این اتفاق می‌افتد. تعصب ما بر این عنوان و اطمینان خاطر ما برای دفاع از این پهنه آبی با نام خلیج فارس، بر مبنای اسناد است. نقشه‌برداران و سیاحانی که از قرن شانزدهم میلادی به این منطقه آمدند، همگی در آثار خود از عنوان Persian Gulf و یا بحرالفارسی استفاده کرده‌اند.

بخش دیگر صحبت‌های امیرخانی به وظایف آرشیو ملی اختصاص داشت. او این وظایف را در سه سطح توضیح داد و تصریح کرد: جمع‌آوری اسناد از سازمان‌های دولتی، مجموعه‌های شخصی و یا از مراکز و مجموعه‌های خارج از کشور اولین وظیفه آرشیو ملی است. بخش دیگر وظایف آرشیو ملی به حفظ، نگهداری و سازماندهی آن‌ها اختصاص دارد که این کار، به روش‌های مختلف وبا رعایت استاندارد‌های مشخص شده، انجام می‌شود که در نهایت، اطلاعات اسناد وارد بانک اطلاعاتی می‌شود. اطلاع‌رسانی و اشاعه نیز به عنوان سومین وظیفه آرشیو ملی در این حوزه تعریف شده است.

به گفته او؛ سعی بر این است که کمترین محدودیت‌ها را در دسترسی به اسنادداشته باشیم. اسنادی که از زمان مقررگذشته باشد، در رده‌بندی اسناد محرمانه قرار نمی‌گیرد و دسترسی به آن مشکل خاصی برای پژوهشگران ندارد.

او همچنین درباره عدم دسترسی به اسناد و امکان هک شدن آن نیز توضیحاتی داد و گفت: خوشبختانه دسترسی‌ها در حال حاضر همانند گذشته است. در برهه‌ای این مشکلات وجود داشت، اما الآن پژوهشگران از هر کجای دنیا می‌توانند به این منابع، دسترسی پیدا کنند. اسناد قدیمی که در آرشیو ملی نگهداری می‌شود، تماماً اسکن شده و در دسترس قرار دارد. برای استفاده از مابقی اسناد نیز پژوهشگران باید درخواست دهند و طبق درخواست آن ها، اسناد مورد نیاز اسکن شده و در دسترس فرد قرار می‌گیرد.

روال دیجیتال‌سازی اسناد در آرشیو ملی

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی همچنین در پاسخ به این که چرا حجم کمی از اسناد کشور دیجیتال‌سازی شده است، افزود: میزان اسناد دیجیتال‌سازی شده در کتابخانه‌های بزرگ دنیا مانند آرشیو ملی انگلستان، روسیه و آمریکاخیلی کمتر از ماست. آن چه سند قدیمی در آرشیو نگهداری می‌شود، بر طبق اولویت همه اسکن شده است؛ یعنی ازقدیمی‌ترین سند که برای دوره مغول و اواخر دهه هشتم است تا بخشی از پهلوی اول اسکن شده است و الآن به پهلوی دوم رسیده‌ایم.

وی با بیان این که هیچ آرشیو ملی در دنیا تمام اسناد خود را دیجیتال‌سازی نکرده است، ادامه داد: در این حوزه، سرویس‌دهی مناسب مهم است؛ به همین دلیل ما اسکن‌سازی را از قدیمی‌ترین اسناد شروع کردیم و از سوی دیگر، برای این که کمبودی برای کار پژوهشگران ایجاد نشود، براساس درخواست‌ها اسکن باقی اسناد را انجام و ارائه می‌کنیم.

بخش دیگر صحبت‌های امیرخانی به اسناد فارسی در دیگر کشور‌ها اختصاص داشت. او در پاسخ به پرسشی درباره چرایی عدم ورود کتابخانه ملی به حفظ اسناد فارسی در کشور هند که وضعیت چندان مناسبی ندارند، گفت: بخشی از اسنادی که در آرشیو ملی دیگر کشور‌ها نگهداری می‌شود، ممکن است به زبان فارسی و مرتبط با ایران باشد. اگر در جای رسمی نگهداری شود، ممکن است بتوانیم تبادلاتی انجام دهیم؛ مانند آن چه چند سال پیش در همکاری با آرشیو ملی فرانسه انجام شد. اما این را باید در نظر بگیریم که هرجا، ویژگی‌های خاص خود را دارد و هند هم از این جمله است.

حفظ اسناد فارسی در هند نیازمند مراودات دیپلماتیک است

به گفته رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی؛ زبان فارسی در دوره گورکانیان به مدت ۳۵۰ سال زبان رسمی کشور هند بوده است. در این مدت ده‌ها هزار کتاب به زبان فارسی در آنجا نوشته و استنساخ شد. همچنین زبان فارسی در این دوره تاریخی، زبان دیوانی نیز بوده است و مکاتبات اداری به این زبان صورت می‌گرفت که حتی می‌توان ردپایی از آن را تا اواخر قرن بیستم میلادی نیز دید. اما با تلاش‌های استعمارگرانه انگلستان، فارسی‌زدایی در این کشور صورت گرفت و الان هم به شدت این قضیه ادامه دارد. حتی برخی از دولتمردان هند دوست ندارند که نمادی از فارسی را ببینند. طبیعی است در این شرایط و با در نظر گرفتن وضعیت آب و هوایی کشور هند، اهمیتی که باید به اسناد فارسی داده شود، نمی‌شود. در حوزه نسخه‌های خطی تلاش‌هایی برای حفظ و دیجیتال‌سازی آنها صورت گرفته، اما در حوزه اسناد جای کار بسیار است و نیازمند مراودات دیپلماتیک برای ورود به این حوزه هستیم.

امیرخانی همچنین درباره برخی شایعات درباره امحای برخی اسناد نیز گفت:نه در آرشیو ملی و نه در کتابخانه ملی از روز افتتاح از سال ۱۳۱۶ تاکنون چیزی که مربوط به میراث مکتوب باشد، از بین نرفته است. به عنوان نمونه، در حال حاضر تمام اسناد مربوط به انقلاب، اعم از اعلامیه‌ها، اسناد مربوط به ضد انقلاب، شب‌نامه‌ها و ... همگی در کتابخانه ملی نگهداری می‌شود.

گرامیداشت نظامی در مسکو

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی در ادامه به دیپلماسی فرهنگی که از محور‌های اصلی مدیریت حاضر سازمان است، اشاره و اضافه کرد: با همکاری وزارت امور خارجه اقدامات خوبی در این مدت در این راستا صورت گرفته است که از جمله این موارد می‌توان به همکاری با کشور پرتغال اشاره کرد. همچنین قرار است در همکاری با سفارت نوروژ بزرگداشت هنریک ایبسن و در همکاری با روسیه بزرگداشت پوشکین در تهران و نظامی در مسکو برگزار شود.

وی همچنین درباره سؤالی درباره استفاده از هوش مصنوعی در بخش اسناد نیز توضیحاتی داد و گفت: در معاونت پژوهش کتابخانه کار‌های خوبی در این زمینه صورت گرفته و در حال حاضر در مسیر استفاده از این ظرفیت در بخش پایان‌نامه‌ها هستیم. اما در بخش اسناد به دلایلی از جمله امکان خطا، هنوز امکان استفاده از آن وجود ندارد.

****

علیرضا دباغی، معاونت اسنادسازمان اسناد و کتابخانه ملی، نیز در بخش دیگری از این نشست به توضیحاتی درباره برنامه‌های طراحی شده برای روز ملی اسناد اشاره و تصریح کرد: ما هفته جاری را هفته اسناد ملی نامگذاری کردیم. به همین مناسبت قرار است چهار نشست تخصصی با حضور پژوهشگران و کارشناسان برگزار شود.

به گفته او؛ در روز بیستم اردیبهشت‌ماه که با شعار «اسناد الکترونیک پشتوانه اسناد ملی» نامگذاری شده است، نشستی با عنوان ساماندهی اسناد الکترونیک در چهارچوب اسناد ملی برگزار خواهد شد.

در روز ۲۱ اردیبهشت‌ماه نیز نشستی تحت عنوان «فرصت‌ها و چالش‌های اسناد الکترونیکی از اتوماسیون تا دسترسی» برگزار می‌شود.

برای روز بیست و سوم اردیبهشت‌ماه نیز نشست «استاندارد‌های فراداده‌ای زبان مشترک حافظه ملی بررسی ملاحظات استاندارد توصیف آرشیوی در تدوین فراداده‌های ضروری برای تولید نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق الکترونیکی» در نظر گرفته شده است. همچنین در ۲۴ اردیبهشت‌ماه با شعار حفاظت از اسناد ملی حافظت از سرمایه ملی، نشست حفاظت از اسناد الکترونیکی برگزار خواهد شد.

دباغی همچنین از برگزاری همایش اسناد ملی با حضور اهالی آرشیو، تعدادی از مسئولان و پژوهشگران در روز ۲۲ اردیبهشت خبر داد.